Avainluvuilla (KPI key performance indicators) esitetään liiketoiminnan kannalta keskeisten taloudellisten ja toiminnallisten tunnuslukujen kehittyminen kohti tavoitteita. Niiden avulla yritys pystyy tiivistetysti seuraamaan suorituksensa tasoa ja kehitystä.
Avainlukujen valinta ja käyttö
- Määritä selkeästi yrityksesi tavoitteet. Mitä yrität toiminnallasi saavuttaa? Varmista, että nämä tavoitteet ovat selkeitä, mitattavissa, saavutettavissa, oleellisia ja aikasidottuja (SMART specific, measurable, achievable, relevant, time-bound).
- Määritä tärkeimmät tekijät, jotka ovat kriittisiä tavoitteidesi saavuttamiseksi. Nämä tekijät liittyvät usein esimerkiksi liikevaihdon kasvuun, markkinaosuuteen, tuottavuuteen, kestävään kehitykseen tai kustannustehokkuuteen.
- Valitse avainluvut, jotka vastaavat kriittisiä menestystekijöitä. Lukujen tulee olla kvantitatiivisia, lukumäärältään rajallinen joukko ja liittyä selkeästi määritettyihin tavoitteisiin. Näin vältetään tilannekuvan hämärtyminen tai usein organisaatioissa ilmenevää ”valikoivaa analyysia” eli suuresta joukosta erilaisia tilastollisia lukuja valikoidaan se joukko, jolla voidaan perustella suhteellisen ok suoritus huonossakin tilanteessa.
- Määritä tavoitearvot avainluvulle. Tavoitteiden tulee olla haastavia, mutta silti suorituskyvyn parantamiseen motivoivia eli realistisia ja saavutettavissa. Hyvä tulos saadaan käyttämällä verrokkiyksikön / toimialan vertailuarvoja asettaessasi tavoitteita (monilla kun on kilpailuviettiä). Tavoitteissa tulee näkyä myös tietty pitkäjänteisyys, koska avainlukujen kehittyminen on monesti kuin pitkän matkan juoksua. Välillä tulee takapakkia tai suvantovaihe, mutta tämän ei tule automaattisesti laskea tavoitetta.
- Valitse seurantajakso. Hyviä vaihtoehtoja ovat vuosiseuranta yhdessä viimeiset 12 kuukautta (ttm trailing twelve months) kategorian kanssa tai liukuva 12 kuukauden keskiarvo. Molemmissa tapauksissa raportointi kannattaa tehdä pitkällä 3-5 vuoden seurannalla, jotta avainluvun kehittyminen näkyy kattavammin. Seurannassa tulee välttää liian lyhyitä (esim. kuukausi) frekvenssejä, koska todennäköinen avainluvun arvon heilunta heikentää tulkittavuutta.
- Huolehdi raportointiprosessista – vastuuhenkilö(t), seurantaväli, raportointi.
- Seuraa ja analysoi avainlukuja säännöllisesti. Etsi trendejä, syklejä ja poikkeamia. Tutki perimmäiset syyt ja ryhdy korjaaviin toimiin, kun avainluvut eivät täytä tavoitteita.
Yrityksen tavoitteiden tai kriittisten menestystekijöiden muuttuessa myös avainluvut muuttuvat. Toista silloin edellä esitetyt askeleet.
Tyypillisiä virheitä avainlukujen valinnassa ja käytössä
- Valitaan iso määrä erilaisia ”avainlukuja”. Tilannekuvasta on vaikea saada selkoa ellei kaikki ole vihreällä tai punaisella, mikä useinkaan ei ole tilanne.
- Tavoiteasetanta on lyhytnäköistä. Esimerkiksi asetetaan tavoite kalenterivuodelle edellisen vuoden suorituksen perusteella. Avainlukujen kehittyminen on tyypillisesti hidastempoisempaa ja sisältää erilaisia kehityksen vaiheita, jolloin luontaisempaa olisi pitää koko ajan mielessä se pitkän aikavälin tavoite ja matka sinne.
Monelle organisaatiolle ja yksilölle on luontaista selittää asiat parhain päin mihin iso avainlukujoukko tai historian ”nollaus” antaa hyvät mahdollisuudet.
Yhteenvetona hyvien avainlukujen kulmakivet ovat 1) valikoitu suppea joukko lukuja, 2) tavoitteet jolla saat luotua halua yrittää / kilpailla ja 3) kehityksen seurannassa pitkä aikaväli.
