Tehokkaan talousraportoinnin ensimmäinen askel on kyky tuottaa todellista toimintaa heijastava taloudellinen tuloslaskelma (tulos, tase, kassavirta) tarkastelujaksolle, jotta liiketoiminnasta vastaavat ymmärtäisivät tämän hetkisen suorituskyvyn ja kykenisivät miettimään tämän luotettavan tiedon pohjalta seuraavia liiketoimintaa parantavia toimenpiteitä.
Heiluuko tulos vaikka liiketoiminta on tasaista? Koetko suuriakin tulosyllätyksiä? Ehkä sinulla on ollut vaikeuksia ymmärtää miksi taloudellinen tulos on mitä raportit näyttivät. Nämä ovat tyypillisiä oireita tilanteesta, jossa raportoidut luvut sisältävät toistuvasti uusia virheitä ja vanhojen virheiden korjauksia.
Oikean tuloksen raportointi kuulostaa selkeältä ja helpostikin toteutettavalta tavoitteelta, mutta lähes poikkeuksetta talousorganisaatioilla on suuriakin vaikeuksia tämän asian kanssa. Materiaaliset virheet vääristävät kauden tulosta ja aiheuttavat seuraavina kausina korjauksellaan vastavirheen. Kuukausituloksista on vaikea johtaa oikeita päätelmiä ja pahimmallaan vuosituloksetkaan eivät anna selkeää kuvaa. Tulos on jotakin, mutta päätöksentekijä ei oikein ymmärrä miten se syntyi omasta toiminnasta. Keskittymällä oheiseen kolmeen alueeseen onnistumisen mahdollisuudet sen ”oikean tuloksen” raportointiin kasvavat huomattavasti.
A) Operatiivinen organisaatio huomioi oman toiminnan vaikutukset kirjanpidon impulsseihin. Talousraportointi on suoriteperusteinen eli tavoitteena on saada heijastettua kauden tapahtumat talouslukuihin. Esimerkkejä osiosta
Laskutus tehdään silloin kun palvelu tai tuote on toimitettu sovitusti asiakkaalle.
Varmistetaan vastaanotettujen ostojen laskujen saanti ja ostolaskut käsitellään viiveettä.
Huolehditaan varastotaseiden laadusta (vastaanotot, käytöt, oma käyttö, hylky, …)
Esihenkilöiden tekemät palkkakirjaukset
B) Erityishuomio arvioperusteisiin ja taseen kautta tulokseen vaikuttaviin eriin (ja aina muistettava näppäilyvirheen mahdollisuus).
Liikevaihdon tunnistaminen (revenue recognition).
Siirtokirjaukset (accruals) materiaalisuus huomioiden. Erityistä huomiota toistuviin varauksien muodostuksiin kuten logistiikka.
Valmistustoiminnassa kustannukset sopeutettava vastaamaan kauden liikevaihtoa (varastomuutos).
Varastoarvostus – varastotaseet (in/out, varastotaso, inventaarit), ostot tulokseen/taseeseen, arvostus omakustannus/NRV, obsolescence käsittely (automaattinen yli 6-12 kk tai arvioon perustuva), blokataan ei edustavat erät laskennasta järkevyystarkastelulla. Tehovajeen vaikutuksen huomioiminen.
Varaukset (provision) sitoumuksille.
Käyttöomaisuuden poistot alkavat kun otetaan tuotannolliseen käyttöön (synnyttää liikevaihtoa). Poistojen jaksottaminen.
Käyttöomaisuus nolla poistetaan käytöstä. Käyttöomaisuus poisto romutetaan tai myydään.
Myyntisaatavien yliaikaiset arvostus ja luottotappiot.
C) Raportointikauden tulos katsotaan yhdessä liiketoiminnan vastaavan kanssa ennen kirjojen sulkemista. Mikäli odotuksiin nähden liian hyvän/huonon tuloksen syntyä ei ymmärretä etsitään mahdollinen (=todennäköinen) virhe ja korjataan.
Tulkinnan helpottamiseksi tulosraportoinnin täytyy sisältää joitakin toiminnallisia tunnuslukuja, jotta talousluvut ovat yhdistettävissä liiketoiminnan aktiviteetteihin. Esimerkiksi määrien kuten laskutusvolyymi, tuotanto, varastot tai saanto saadaan yhdessä talouslukujen kanssa laskettua tunnuslukuja kuten laskutushinta, tuotantokustannus, varasto arvo per yksikkö tai eri raaka-ainekulut.
Jos yhteistä aikaa on vaikea sovittaa raportoinnin hetkeen niin toiseksi paras vaihtoehto on käydä raportointikauden tulos yhdessä läpi ennen uuden raportointikauden alkua. …se huono vaihtoehto on olla tekemättä yhtään mitään ja jatkaa vain eteenpäin samaan malliin.
Vain oikealla tuloksen raportoinnilla pystytään 1) ymmärtämään nykytila, 2) seuraamaan taloudellista kehitystä ja 3) asettamaan tietoon pohjautuvia taloudellisia/toiminnallisia tavoitteita.
